海外拠点出張報告の書き方

最近、当社の他国にある海外拠点を訪問する機会が多くなりました。出張を実施すると当然そのレポートを提出しなくてはならないのですが、商談目的ではなく、身内訪問であるため、かなり気を使いながら報告作成を行います。内容に一部重複がありますが、私なりのポイントを整理してみました。

• 海外拠点を中傷しない
• 本社他部署を中傷しない
• 正式文書であることを意識する
• 意図しない社内部署に転送されることを念頭に置く
• 特に、海外拠点を評価する部署に対する表現は慎重に
• 報告書は海外拠点に必ず還元する
• ドラフト段階でまずメールで送り事実関係・表現に問題がないか確認する
• 表現は客観的に、熱くならない
• 事前の情報収集の内容とあまりに異なる報告は書かない
• 一回の出張で完結させるよりも、今後どのように対応していくのかのストーリーを描きながら、何を報告に書けばいいのか取捨選択する

私は『配慮』が非常に苦手な人間でして、この出張報告作成作業にはいつも頭を悩ましております。ストレス以外の何物でもありません。来週は3回目のバンコク出張です。『気配り』を忘れずにがんばります。